Multitasking: Ο εχθρός της παραγωγικότητας

Jul 3

Ο σύγχρονος άνθρωπος είναι πολυπράγμων. Ένας multitasker, που συχνά καλείται να ανταποκριθεί ταυτόχρονα σε μια σειρά από επαγγελματικές, οικογενειακές, κοινωνικές, εκπαιδευτικές, οικιακές και άλλες υποχρεώσεις.

Θα μπορούσαμε να αναρωτηθούμε άραγε αν αυτό το μονοπάτι που έχουμε επιλέξει είναι μονόδρομος; Μήπως το mindfulness θα μπορούσε να μας δείξει έναν άλλο τρόπο για να ζούμε με ηρεμία, δημιουργικότητα και αυτοκυριαρχία;

Multitasking & καθημερινότητα

Μιλάτε στο κινητό με το hands-free στο αυτί, την ώρα που πληκτρολογείτε την απάντηση στο e-mail του συνεργάτη, σε μια από τις πολλές ανοιχτές καρτέλες με εκκρεμή projects στον browser σας. Ταυτόχρονα ακούτε την ειδοποίηση στο messenger ρίχνοντας κλεφτή ματιά στο όνομα του αποστολέα, ενώ με μια φευγαλέα σκέψη αναρωτιέστε αν ήρθε η ώρα που σχολάει το παιδί. Μήπως είστε κι εσείς multitaskers;

Σημείο των καιρών, το multitasking ορίζεται από την ανάγκη του σύγχρονου εργαζόμενου να εκτελεί ταυτόχρονα πολλαπλές, διαφορετικές εργασίες. Όλο και συχνότερα το διαβάζουμε ως απαραίτητη ή τουλάχιστον επιθυμητή δεξιότητα στις αγγελίες εργασίας. Μήπως, όμως, η πραγματικότητα είναι διαφορετική και αυτό που νομίζουμε ως προσόν μας κρατάει πίσω;

Γκάζι στο άγχος, φρένο στην παραγωγικότητα

Πολλές αξιόπιστες διεθνείς μελέτες έχουν καταδείξει ότι στην πράξη το multitasking υπονομεύει την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα στην εργασία, προσθέτει επιπλέον άγχος και εργασιακό στρες και τελικά φέρνει τα αντίθετα από τα προσδοκώμενα αποτελέσματα, με κίνδυνο να οδηγήσει και σε burnout. Άλλες μελέτες υποστηρίζουν ουσιαστικά πως πρόκειται για μύθο, καθώς ο εγκέφαλος είναι «προγραμματισμένος» να εκτελεί μια απαιτητική εργασία τη φορά.

Η συγκεκριμένη άποψη θεωρεί πως το multitasking είναι στην πραγματικότητα πολλές, διαδοχικές και εναλλασσόμενες μεμονωμένες εργασίες (single tasks) με τη μία να διακόπτεται για να ακολουθήσει η επόμενη. Αν ισχύει αυτό, από την άλλη, πώς ερμηνεύεται η ικανότητα του πιανίστα να παίζει ταυτόχρονα διαφορετικές νότες, σε διαφορετικές μελωδίες με το καθένα από τα δύο του χέρια, την ώρα που χειρίζεται με τα πόδια το πεντάλ και συχνά τραγουδάει;

Σε αυτό το άρθρο σταχυολογούμε τα ευρήματα πρόσφατων μελετών και προτείνουμε έναν τρόπο αντιμετώπισης του multitasking στον λαβύρινθο των καθημερινών σας υποχρεώσεων, με σημείο αναφοράς το mindfulness (ενσυνειδητότητα).

Ορισμός και είδη multitasking

Η παράλληλη εκτέλεση διαφορετικών εργασιών έχει κατηγοριοποιήσεις σε ό,τι αφορά το επίπεδο δυσκολίας, αλλά και επικινδυνότητας. Όπως καταλαβαίνει εύκολα κανείς, δεν απαιτεί ειδικές δεξιότητες μια μητέρα προκειμένου να σιδερώσει τα ρούχα, την ώρα που βοηθάει το παιδί στα μαθηματικά. Αντίθετα, είναι πολύ πιο απαιτητικό –και επικίνδυνο- να οδηγούμε στην πόλη και παράλληλα να πληκτρολογούμε γραπτό μήνυμα στο κινητό μας τηλέφωνο.

Σύμφωνα, πάντως, με τους ειδικούς, και στις δύο περιπτώσεις η μία λειτουργία επηρεάζει την αποδοτικότητα της άλλης: Το σιδέρωμα θα γινόταν πιο γρήγορα και ίσως καλύτερα αν ήταν το μόνο που έκανε η μητέρα, ενώ ο οδηγός θα συγκεντρωνόταν μόνο στο περιεχόμενο του μηνύματος αν είχε σταματήσει στην άκρη για να το συντάξει.

Multitasking ή επαναλαμβανόμενο single tasking;

Σύμφωνα με την επικρατέστερη θεωρία, ο εγκέφαλος είναι σχεδιασμένος στο να εστιάζει σε ένα πράγμα τη φορά. Έτσι, στην πραγματικότητα πατάμε ασυναίσθητα «pause» στη μια δραστηριότητα πριν περάσουμε σε μια άλλη, ή αποσπούμε την προσοχή μας από την προηγούμενη, έστω κι αν αυτή συνεχίζεται μηχανικά. Για παράδειγμα, χωρίς να το καταλάβουμε έχουμε κάνει «mute» στον ομιλητή μιας τηλεδιάσκεψης την ώρα που διαβάζουμε το email που μόλις μας ήρθε. Έστω κι αν στο παρασκήνιο ακούμε τη φωνή του, στην πραγματικότητα δεν προσέχουμε όσα λέει σε αυτά τα δευτερόλεπτα.

Το κόστος αυτής της μετάβασης από την μια δραστηριότητα στην άλλη, έχει μελετήσει ο Kevin Paul Madore, νευροεπιστήμονας στο Πανεπιστήμιο του Στάνφορντ. Όπως εξηγεί, η προσπάθεια να εκτελέσουμε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα δημιουργεί παρεμβολές μεταξύ των διαφορετικών εγκεφαλικών δικτύων που εμπλέκονται στην προσοχή και στον γνωστικό έλεγχο. Αυτή η εναλλαγή εργασιών μπορεί να οδηγήσει σε πιο αργή επεξεργασία, σε απόσπαση προσοχής, λάθη, απώλεια ταχύτητας ή ακρίβειας στο αποτέλεσμα.

«Πάρα πολύ multitasking μπορεί να επηρεάσει τόσο τη μνήμη εργασίας όσο και τη μακροπρόθεσμη μνήμη», επισημαίνει ο Madore, ο οποίος σε έρευνα μαζί με τους συνεργάτες του που δημοσιεύτηκε στο Nature, κατέδειξε τις αρνητικές συνέπειες μιας τέτοιας πρακτικής, σημειώνοντας παράλληλα πως απαιτούνται περισσότερες έρευνες για τον ακριβή προσδιορισμό των αιτίων.

Η περαιτέρω ανάλυση των δεδομένων έδειξε πως οι αρνητικές επιπτώσεις είναι σημαντικές όταν πρόκειται για ταυτόχρονη εκτέλεση παρεμφερών ή -ακόμα περισσότερο- ανταγωνιστικών μεταξύ τους εργασιών.

Αντίθετα, κάποιες παράλληλες λειτουργίες μπορεί να είναι ακόμα και ευεργετικές. Για παράδειγμα, μια βόλτα ή τζόκινγκ στο δάσος, ή μια συνεδρία διαλογισμού, μας βοηθάει να διαχειριστούμε το άγχος, να συγκεντρωθούμε στην επεξεργασία ενός δύσκολου προβλήματος προς επίλυση, να προγραμματίσουμε και να ανταποκριθούμε μεθοδικά σε μια πληθώρα υποχρεώσεων που υπό το πρίσμα του στρες μοιάζουν με βουνό.

Το mindfulness ως οδηγός επιβίωσης

Ένας αποτελεσματικός τρόπος να διαχειριστούμε το multitasking, είναι μέσα από την προσέγγιση του mindfulness. Το mindfulness, ως επιστημονικά αποδεδειγμένη προσέγγιση που υποστηρίζεται από 6.000 και πλέον δημοσιευμένες επιστημονικές μελέτες, εκπαιδεύει το νου να αποφορτίζεται από το άγχος, παρατηρώντας, αναλύοντας μεθοδικά, εστιάζοντας σε αυτό που έχουμε μπροστά μας τώρα. Μέσω της επίγνωσης της κατάστασης βρίσκουμε τον τρόπο και τον δρόμο της θετικής επίλυσής του με ηρεμία και ψυχική ισορροπία, και άρα πιο αποτελεσματικά ως προς το αποτέλεσμα.

Με οδηγό την συγκεκριμένη μέθοδο, πώς θα σας φαινόταν η ιδέα να δοκιμάσετε να παρακάμψετε τον εγκλωβισμό στο multitasking; Μπορείτε να το κάνετε:

Ξεμπλέκοντας το κουβάρι των πολλών υποχρεώσεών σας
Ιεραρχώντας τα πιο σημαντικά ή/και επείγοντα
Συντάσσοντας μια λίστα προτεραιότητας, με χρονοδιαγράμματα υλοποίησης, και
Εστιάζοντας σε ένα project ή εργασία τη φορά, με βάση την παραπάνω προτεραιοποίηση

Σας προτρέπουμε να προσπαθήστε –στο μέτρο του δυνατού- να περιορίσετε ερεθίσματα που μπορεί να σας αποσπάσουν την προσοχή σας, να προσθέσουν στρες, να διακόψουν τον ειρμό της σκέψης σας ή να σας οδηγήσουν πίσω στον πειρασμό του multitasking.

Δοκιμάστε να απενεργοποιήστε για ορισμένα διαστήματα τις ειδοποιήσεις των mail και άλλων μηνυμάτων
Βάλετε στο mute ή σβήστε την τηλεόραση ή το ραδιόφωνο στο χώρο εργασία σας
Κλείστε τα περιττά παράθυρα στον browser του υπολογιστή σας
Τακτοποιήστε τον φυσικό και ηλεκτρονικό χώρο εργασίας ώστε να κάντε την αρχή σε ένα περιβάλλον ηρεμίας
Φροντίστε για τακτικά διαλείμματα αποφόρτισης, με stretching, αναπνοές και σύντομες πρακτικές mindfulness
Κάντε πραγματικό διάλειμμα για να φάτε ένα ελαφρύ γεύμα σε άλλο χώρο από το γραφείο σας.

Είναι ο πιανίστας multitasker;

Κι αν το multitasking είναι μύθος, πώς εξηγείται η «υπερφυσική» ικανότητα του πιανίστα που περιγράψαμε παραπάνω;

Σύμφωνα με τον Todd Zakrajsek, αναπληρωτή καθηγητή στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας, αυτή η ικανότητα συνδέεται με τη νοητική επεξεργασία, την εμπειρία και την εξαντλητική εξάσκηση. «Ο αρχάριος πιανίστας πρέπει να συγκεντρωθεί βαθιά ενώ παίζει ένα δεδομένο τραγούδι. Όταν το μάθει εξαιρετικά καλά, θα ήταν δυνατό να μιλήσει σε έναν περαστικό χωρίς να σταματήσει να παίζει. Αν όμως στη συνέχεια το δοθεί ένα διαφορετικό τραγούδι, το να μιλά και να παίζει ταυτόχρονα θα ήταν πάλι σχεδόν αδύνατο», αναφέρει.

Άλλες μελέτες αναγνωρίζουν σε ένα ποσοστό ανθρώπων (κάποιοι το προσδιορίζουν μόνο στο 2,5%) την ικανότητα να εκτελούν αποτελεσματικότερα από άλλους πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα.

Ο αντίλογος για το multitasking

Ο αντίλογος υποστηρίζει πως το multitasking είναι υπαρκτή έμφυτη ικανότητα κάποιων ανθρώπων, που βασίζεται στην αυξημένη δυνατότητα συγκέντρωσης και διαχείρισης του άγχους, ενώ άλλοι ερευνητές έχουν προτείνει πως όλοι μπορούμε βελτιώσουμε την δυνατότητά μας να ανταποκρινόμαστε ταυτόχρονα σε διαφορετικές υποχρεώσεις. Ορισμένες μελέτες έχουν καταδείξει την αυξημένη ικανότητα των νεότερων ηλικιών σε σχέση με τις μεγαλύτερες, αλλά και ειδικές διαφοροποιήσεις ανάμεσα στα δύο φύλα, αναφορικά με διαφορετικές δεξιότητες.

Παίζει ρόλο η ηλικία;

Γερμανοί επιστήμονες από το Αθλητικό Πανεπιστήμιο της Κολωνίας και το Πανεπιστήμιο του Κέμιντζ, προχώρησαν σε ένα πρωτοποριακό πείραμα προκειμένου να εξετάσουν τον βαθμό ανταπόκρισης ατόμων διαφορετικών ηλικιών σε κάποια εργασία, παράλληλα με την οδήγηση.

Οι συμμετέχοντες κάθισαν σε προσομοιωτή οδήγησης, με συγκεκριμένες οδηγίες για τον χειρισμό του εικονικού αυτοκινήτου (ταχύτητα, απόσταση από το προπορευόμενο κλπ), και υποβλήθηκαν στις εξής παράλληλες προκλήσεις:

Τους δόθηκε ένας τριψήφιος αριθμός και τους ζητήθηκε να τον πληκτρολογήσουν, μια λειτουργία που προσομοιώνει στην αναζήτηση σταθμού στο ραδιόφωνο ή στον χειρισμού του πλοηγού GPS
Τους έγινε μια ερώτηση που δεν μπορούσε να απαντηθεί με «ναι» ή «όχι». Για παράδειγμα, «ποιο θα ήταν το επιχείρημα κατά της φορολογίας της ζάχαρης;». Τους ζητήθηκε να απαντήσουν προφορικά, σε μια ενέργεια που προσομοιώνει τη συνομιλία με έναν συνεπιβάτη ή τηλεφωνικά μέσω ακουστικών hands-free.
Ρωτήθηκαν αν η τιμή της βενζίνης στο πρατήριο που πέρασαν ήταν ίδια με αυτή του προηγούμενου
Ρωτήθηκαν αν η τελευταία ηχητική ειδοποίηση που άκουσαν για επικείμενη κυκλοφοριακή συμφόρηση ήταν ίδια με την προηγούμενη.

Τα ευρήματα του πειράματος κατέδειξαν σημαντικές διαφοροποιήσεις όσον αφορά τις αντιδράσεις, ανάλογα με την ηλικία: Οι διαφορές ήταν πιο έντονες στην κατάσταση multitasking, ειδικά όταν η επιπλέον εργασία απομάκρυνε το βλέμμα των οδηγών από τον εικονικό δρόμο. Τότε, το 78% των ηλικιωμένων παρέκκλιναν από το οδόστρωμα και το 15% οδήγησε κατά μήκος της διαχωριστικής γραμμής. Οι αντίστοιχες τιμές για τους νέους οδηγούς ήταν 40% και 0%.

Οι διαφορές μεταξύ των φύλων

Σύμφωνα με ένα ευρέως διαδεδομένο στερεότυπο, οι γυναίκες αποδίδουν καλύτερα στο multitasking σε σχέση με τους άνδρες. Μελέτη του Τμήματος Ψυχολογίας στο Κινέζικο Πανεπιστήμιο του Χονγκ Κονγκ, υποστηρίζει πως η πραγματικότητα είναι περισσότερο σύνθετη: Οι άνδρες είναι καλύτεροι στο ταυτόχρονο multitasking, ενώ οι γυναίκες στην εναλλαγή καθηκόντων.

Οι άνδρες είχαν μεγαλύτερη εμπειρία στο multitasking που περιλάμβανε βιντεοπαιχνίδια, ενώ οι γυναίκες ήταν πιο έμπειρες στο multitasking που περιελάμβανε μουσική, άμεσα μηνύματα και περιήγηση στο διαδίκτυο. αποτέλεσμα των ατομικών διαφορών στις γνωστικές ικανότητες.

Mindful monotasking vs Multitasking

Η μελέτη της διεθνούς βιβλιογραφίας μας δίνει ερεθίσματα να αναρωτηθούμε αν το multitasking είναι όντως μια απαραίτητη δεξιότητα της σύγχρονης εποχής, ή αν στην πραγματικότητα είναι εχθρός της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας.

Η ενσυνειδητότητα μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε με μεγαλύτερη ηρεμία και διαύγεια ποια είναι τα κρίσιμα και επείγοντα, να διατηρήσετε την ψυχική σας ανθεκτικότητα, την δημιουργικότητα και την αυτοκυριαρχία σε μια ζωή με περισσότερη ηρεμία.

Όσο περισσότερο εξασκούμαστε με την πρακτική mindfulness, τόσο περισσότερο καλλιεργούμε την ικανότητα συγκέντρωσης σε μια εργασία τη φορά, δίνοντας όλη την προσοχή μας. Έτσι, ολοκληρώνουμε σε λιγότερο χρόνο και πολύ πιο αποτελεσματικά, με λιγότερα λάθη και επαναλήψεις, οτιδήποτε χρειάζεται να κάνουμε.

Η καλλιέργεια του μυ της προσοχής δεν είναι τόσο δύσκολη. Έχει να κάνει με την σταθερή εξάσκηση σε συγκεκριμένες πρακτικές mindfulness που εκπαιδεύουν το νου να παραμένει συγκεντρωμένος σε ένα και μόνο αντικείμενο προσοχής και να επανέρχεται εκεί κάθε φορά που υπάρχει κάποιος περισπασμός.

Μπορείτε να δοκιμάσετε να εξασκηθείτε με την παρακάτω άσκηση, και να εγγραφείτε στην πλατφόρμα Mindfulness Together όπου θα βρείτε πάνω από 800 ώρες ηχογραφημένων ασκήσεων για να εξασκείστε όπου κι αν βρίσκεστε.